Эффективно управлять командой и задачами помогают таск-менеджеры. Объясняем, что это такое, какие преимущества дают, на что обратить внимание при выборе сервиса для своего проекта, и предлагаем подборку лучших таск-менеджеров.
Что такое таск-менеджер
Таск-менеджер (task manager — менеджер задач) — программа, которая помогает управлять проектами. С помощью таск-менеджера можно планировать и ставить сотрудникам задачи, задавать сроки, следить за их выполнением и контролировать результаты. Инструмент нужен, чтобы не было хаоса в работе. Он позволяет отследить, насколько эффективно и слаженно продвигается работа команды, своевременно ли закрываются задачи. Всегда можно зайти в приложение и посмотреть: что происходит в проекте, кто над чем работает. А если что-то пошло не так — успеть скорректировать график или оптимизировать проект.
Работа в таск-менеджере происходит онлайн — это важно для удаленной команды. Можно выстроить диалог и оставаться на связи со всеми коллегами, каждый сотрудник знает, за что отвечает. Это помогает соблюдать тайм-менеджмент: задачи не останутся без внимания и не потеряются, а дедлайны не будут сорваны.
Таск-менеджер можно использовать не только в команде, но и для собственных задач: повседневных дел, семьи. Например, составить список дел на каждый день и разбить их на подзадачи — чтобы эффективнее планировать свое время. Это поможет не заблудиться в делах и не забыть о самом важном.
Для чего нужны таск-менеджеры
Таск-менеджеры помогают:
- Структурировать рабочий процесс — сделать его максимально упорядоченным и простым.
- Сделать работу команды прозрачнее: каждый может видеть, над чем работает его коллега.
- Удобнее формировать задачи и подзадачи и распределять их по сотрудникам.
- Контролировать сроки: уведомления о дедлайнах помогают их соблюдать.
- Управлять загрузкой сотрудников: чтобы они не работали сверхурочно из-за большого количества задач или, наоборот, не сидели без дела.
- Организовать коммуникации и совместную работу в команде, сделать ее более слаженной. Любой вопрос или комментарий по задачам можно задать и обсудить прямо в программе, чтобы не плодить бесконечную переписку в чатах. Рабочие диалоги будут на одной платформе, а не «разбредутся» по мессенджерам — при необходимости вы быстро найдете нужную информацию.
- Экономить время, поскольку можно автоматизировать решение многих рутинных вопросов: от поиска информации до расчета зарплаты сотрудникам или составления отчетов буквально в один клик.
- Ускорить онбординг новых сотрудников: сократить время на адаптацию и погружение в проект. Например, можно создать в менеджере папку со всей необходимой новичку информацией и поставить дедлайны — когда необходимо ознакомиться.
- Оптимизировать работу с файлами — чтобы материалы проекта хранились в одном месте.
Какие есть таск-менеджеры и как выбрать подходящий
На рынке множество командных и личных таск-трекеров, которые различаются интерфейсом, возможностями настройки, ценой и опциями. Разным командам требуется разный функционал. Поэтому менеджер нужно подбирать не столько по отзывам, сколько по собственным критериям — исходя из проекта и потребностей, которые вам необходимо закрыть.
Мы выделили несколько универсальных критериев: на что в принципе стоит обратить внимание при выборе подходящего таск-менеджера.
- Простота и наглядность, интуитивный интерфейс: уже при первом использовании вы должны понимать, как создать задачу и поставить в ней сроки или выставить приоритетность.
- Способы отображения задач. Можно представить информацию в различных видах: список, диаграмма Ганта, календарь, канбан-доски. Каждому подходят разные режимы, поэтому лучше выбирать программу с несколькими, чтобы всем было комфортно работать.
- Автоматические уведомления: помогают не пропустить ничего важного и не отвлекаться от работы на постоянную проверку.
- Мобильная версия. Важно, чтобы таск-менеджер был всегда под рукой — оповестил о новой задаче или сроках, где бы вы ни находились.
- Версии для разных операционных систем: Windows, Android, MacOS, IOS, Linux. Это важно, чтобы можно было установить сервис на любой гаджет.
- Интеграция с другими приложениями и инструментами. Например, с мессенджером или календарем. Так можно сформировать единую рабочую зону, где содержатся все ссылки, файлы.
- Управление ресурсами и создание отчетов. Это требуется, чтобы оценить эффективность работы, результативность и загруженность, анализировать финансы.
- Оперативная техподдержка — для быстрой адаптации команды к программе. Качество можно протестировать на каждом таск-менеджере: создать запрос и посмотреть, как быстро на него реагируют, желают ли помочь, какие результаты запроса.
- Универсальность. Когда задач много лучше подбирать таск-менеджер, который покроет большинство потребностей.
- Технические особенности — требования к железу и сроки, за которые программу можно внедрить и настроить.
Подборка бесплатных таск-менеджеров
Совсем бесплатных, при этом многофункциональных программ, не бывает. Есть бесплатные версии — но они, как правило, с ограниченными функциями и подходят только для фрилансеров или небольших команд из 2-3 человек.
Практически у всех приложений есть триальный период 7-30 дней, когда можно бесплатно протестировать сервис и решить, подходит ли он вам и стоит ли тратить деньги. Ну и конечно, никогда не помешает скачать несколько разных программ и протестировать их все.
Вот наш ТОП популярных таск-менеджеров, которые, судя по отзывам, неплохо зарекомендовали себя у разных команд.
Basecamp
Приложение для совместной работы на основе чек-листов. Basecamp — один из первопроходцев в создании систем управления проектами. Продукт запущен в начале 2000-х студией 37signals Джейсона Фрайда и Дэвида Хэнсона — авторов книг про запуск и оптимизацию бизнеса. Создатели поставили себе задачу разработать простой сервис для планирования задач, без лишних надстроек и опций.
Basecamp объединяет в себе все основные инструменты хорошего таск-менеджера. В нем можно создавать и группировать задачи, назначать за них ответственных, устанавливать дедлайны, видеть активность сотрудников, создавать отчеты обмениваться файлами и информацией, общаться в групповых чатах.
Пользователям доступен календарь событий, который синхронизируется с Google или Outlook, и на основе которого можно создавать обсуждения.
Плюсы:
- Простой и лаконичный интерфейс. Все проекты на одном экране и видно, когда обновлялся каждый из них.
- Инструменты для общения: встроенный чат, где можно задать вопрос по проекту или обсудить задачи с коллегами. Есть централизованное место для дискуссий на важные темы — может заменить электронную почту проекта.
- Новостная лента — удобно, когда нужно донести важную информацию от компании.
- Отслеживание прогресса проекта с помощью чек-листов и в хронологическом порядке.
Минусы:
- Нет Kanban-досок. Для тех, кто привык к ним, в Basecamp может быть не очень наглядное отображение данных.
- Совсем нет бесплатной версии, только пробный период с дальнейшей подпиской.
- Довольно высокая цена для малого бизнеса.
Стоимость:
Бесплатный пробный период. При регистрации до 31 декабря за первых трех пользователей не нужно будет платить целый год.
Платная подписка начинается от $11 в месяц за человека: оплата только за тех пользователей, кто работает в вашей компании. Клиентов, подрядчиков или гостей можно бесплатно приглашать для совместной работы над проектом.
Подписка включает полный набор функций. Есть бесплатные учетные записи для студентов и преподавателей, скидки для НКО.
Платформа:
Можно работать в браузере или установить приложения для Windows, Mac, Android и iOS.
Попробовать
Asana
Еще одно универсальное ПО — подходит и для команд, и для индивидуальной работы. В сервисе удобно создавать задачи, назначать исполнителей и сроки, обмениваться информацией и документами, вести списки дел и анализировать эффективность. Можно управлять несколькими проектами в рамках одной команды и разбивать большой проект на маленькие.
В Asana хорошая детализация задач: к ним можно добавлять подзадачи, описания, файлы и комментарии, теги, ставить лайки. Сами задачи можно сортировать по разным критериям, например, по важности.
Сервис позволяет выбрать, как просматривать проекты, ход работ и отчеты: в виде списка, в формате канбан-доски, календаря, в хронологическом порядке. Можно организовать работу так, чтобы сотрудники наглядно видели задачи с их приоритетами и связью разных команд между собой.
Плюсы:
- Интеграция со множеством сторонних сервисов и программ.
- Можно отслеживать прогресс всех проектов на одном экране и просматривать статистику по каждому: видно, кто над чем работает и как движется процесс.
- Есть бесплатная версия, с которой можно подключить до 15 человек.
- Включено обучение. Можно записаться на онлайн курсы с тестами и заданиями от Asana Academy. На них расскажут про работу Asana и отдельных функций, и помогут команде быстрее адаптироваться.
Минусы:
- Может показаться слишком сложной и громоздкой из-за большого количества функций.
- Нет встроенного тайм-трекера, поэтому считать затраченное на работу время придется через сторонний сервис.
Тарифы:
- Basic — базовая версия с основным функционалом, бесплатна для коллективов до 15 человек и частных лиц.
- Premium — от $10,99 в месяц за пользователя при оплате за год.
- Business — от $24,99 в месяц за пользователя при оплате за год.
- Enterprise для крупных организаций, цена рассчитывается индивидуально.
Есть скидки до 50% для НКО.
Платформа:
- Версии для Web, iOS, Android и Windows.
Попробовать
Monday.com
Система управления задачами, которая подойдет средним и большим командам, работающим над масштабными проектами. На платформе удобное отображение данных, понятная структура интерфейса. Позволяет назначать не только исполнителей, но и наблюдателей, отслеживать задачи на нескольких досках, задавать им приоритеты и управлять как собственной загрузкой так и загрузкой команды.
В Monday доступен встроенный инструмент для создания отчетов, с которым программу можно максимально точно настроить под конкретный проект и автоматизировать процессы. Удобно для рутинных операций: достаточно составить для них сценарии, и, например, оплачивать ежемесячные счета или согласовать макеты буквально в один клик.
Плюсы:
- Встроенный тайм-трекер, для отслеживания времени отдельно по каждой задаче.
- Гостевые доски, к которым можно дать доступ заказчикам, чтобы быстро согласовать проект или получить комментарии.
- Есть разные варианты визуализации рабочего процесса и показателей организации: диаграмма Ганта, шкала времени, канбан-доска, дашборд, виджеты с метками и так далее.
- База знаний для быстрой адаптации к сервису.
Минусы:
- Может быть сложным и непонятным для новичков из-за большого количества функций. Понадобится время на изучение всех возможностей.
- Не самый бюджетный вариант для малого бизнеса.
Тарифы:
- Бесплатно до 2-х человек с ограничением функций.
- Базовая — от 8$ за пользователя в месяц при оплате за год.
- Стандарт — от 10$ за пользователя в месяц при оплате за год.
- Pro — от 16$ за пользователя в месяц при оплате за год.
- Тариф для компаний — стоимость рассчитывается индивидуально.
Любой пакет можно попробовать бесплатно в течении 14 дней. Есть скидки для НКО.
Платформа:
Работает в iOS, Android, Windows, Linux и есть веб-версия для браузеров.
Попробовать
Trello
Один из самых известных и популярных у пользователей таск-менеджеров, часто выбирают в качестве первого, чтобы освоить современную технику управления проектами. Подойдет для небольших команд и стартапов, для ведения несложных проектов. Удобен и для фрилансеров — как инструмент для личного тайм-менеджмента.
Trello — наглядный и простой сервис, не перегруженный лишними деталями. Работает по принципу Канбан. Доски с карточками разбиты на столбцы с названием этапов, по которым проходит задача. Карточки допускают массу различных действий: можно назначать задаче цветные метки, добавлять подзадачи, устанавливать дедлайны, определять ответственных, настраивать уведомления, создавать чек-листы и передвигать выполненную задачу в нужную колонку.
Можно уместить всю работу на одну доску, или создать отдельные под каждый проект. Доступны готовые шаблоны для разных профессиональных сфер, которые можно адаптировать под свои цели и настроить оптимальную систему управления.
Плюсы:
- Простая и наглядная визуализация рабочих процессов на канбан-доске, можно быстро оценить степень готовности проекта.
- Интуитивный интерфейс, основные настройки сможет без труда освоить новичок.
- Интеграция со многими популярными сервисами: Google Drive, Evernote, Dropbox, OneDrive, MailChimp и т. д.
- Архивирование карточек и досок.
Минусы:
- Установить несколько степеней приватности можно только в платных версиях.
- Для крупных компаний или бизнеса может не хватить возможностей сервиса.
- Нет встроенной аналитики.
- Одновременно на экране (вкладке браузера) отображаются задачи только по одному проекту.
Тарифы:
- Бесплатно — версия с базовым набором инструментов, ограничена 10-ю досками в одном рабочем пространстве.
- Стандарт — от $5 в месяц за человека при годовой оплате.
- Премиум — от $10 в месяц за человека при годовой оплате.
- Для предприятий — от $17,50 в месяц за человека при годовой оплате.
Платформа:
Версия для веб, приложения под Windows, macOS, iOS, Android
Попробовать
Wrike
Многофункциональный сервис для планирования и управления проектами. Подходит и для организации масштабных долгосрочных проектов, и для личного пользования. Wrike позволяет создавать любые задачи и следить за изменениями в режиме реального времени — с помощью визуальной шкалы. Вы видите, на каком этапе в данный момент находится проект, и можете контролировать выполнение задач по нему.
Удобная опция — гибкая настройка индивидуального интерфейса. Также в программе можно автоматизировать повторяющиеся процессы и объединять личные календари по совместным проектам, создавать напоминания, добавлять комментарии к задачам.
Доступна функция создания детальных отчетов: по отдельным проектам, отделам и сотрудникам. Формировать и визуализировать отчеты и планировать задачи можно в разных видах: диаграммы Ганта, доски Канбан, графики.
Wrike связывает с текущим проектом все обсуждения, документы и электронные письма. Приложенные к задаче файлы можно тут же редактировать, сохраняя все версии документа в одном месте. Также из интересного в Wrike есть поддержка голосовых команд и искусственный интеллект, который отвечает на запросы.
Плюсы:
- Можно адаптировать сервис под индивидуальные потребности любой компании.
- Удобная встроенная функция — таймер, который запускается вручную учитывает и оценивает затраченное на задачи время.
- Если к задаче добавляются новые участники, они получают полную информацию о ней: доступ к файлам, предыдущим обсуждениям и решениям.
- Можно создать внутри системы шаблоны для однотипных задач: например, для ежемесячной рассылки писем.
Минусы:
- Не все пользователи легко разберутся в настройках — может понадобиться время, чтобы начать использовать все функции.
- В бесплатной версии функционал ограничен, а полный набор функций — не самый доступный по цене.
Тарифы:
- Бесплатная версия с ограничением до 5 пользователей.
- Team — от $9,80 в месяц за пользователя.
- Business — от $9,80 в месяц за пользователя.
- Enterprise — для больших команд, цена рассчитывается индивидуально.
Тарифы Team и Enterprise можно попробовать бесплатно в течении 14-ти дней.
Платформа:
Браузерная версия для Web, приложения Windows, macOS, iOS, Android.
Попробовать
Clickup
Сервис с продвинутыми пользовательскими настройками. Подходит и крупному бизнесу, и фрилансерам. Базовых функций программы с успехом хватит небольшим и средним командам для планирования и организации работы над проектами.
Пользователи Clickup могут разбивать задачи на подзадачи, обмениваться файлами, комментировать. В программе есть тайм-трекер, внутренние чаты для общения, напоминания, цифровые блокноты. Можно выбрать варианты визуализации задач: канбан-доски, mind-карты.
Функция сортировки задач позволяет фильтровать их по срокам, тегам, разным статусам дел или подразделениям и отделам. Можно использовать цвета, чтобы расставить приоритетность. Например: «красные» задачи — срочные, «желтые» — сделать в ближайшее время, «зеленые» — можно отложить на время.
В сервисе много готовых шаблонов и списки повторяющихся дел. Можно создать и сохранить собственный шаблон с набором задач.
Плюсы:
- Встроенный чат в режиме реального времени.
- Бесплатный тариф позволяет пригласить любое количество пользователей в проекты и создавать неограниченное число задач.
Минусы:
- Новичку, особенно без знаний английского, может быть сложно и неудобно ориентироваться в программе.
- На бесплатном тарифе нет настройки прав доступа и всего 100 МБ хранилища.
Тарифы:
- Бесплатная версия, которая подходит для личного пользования.
- Unlimited — $5 за участника в месяц.
- Business — $12 за участника в месяц.
- Business plus — $19 за участника в месяц.
- Enterprise для больших команд — цена рассчитывается индивидуально.
Для студентов, преподавателей и НКО предусмотрены скидки.
Платформа:
Версии для Windows, Mac, Linux, iOS, Android и браузерное приложение.
Попробовать
Todoist
Классический и простой в управлении to-do менеджер, который удобен не только для работы над командными проектами, но и для ведения личного ежедневника.
В сервисе можно вести списки дел, ставить задачи, распределять по исполнителям, проектам, времени. Есть фильтрация по важности, push-уведомления. Можно присваивать задачам цветные метки, вести учет рабочего времени, добавлять голосовые комментарии, обмениваться файлами, подключить сервис к почте и календарю. Есть возможность визуализировать свою продуктивность и анализировать прогресс с помощью диаграмм и графиков.
В Todoist интересно организована интерактивная система мотивации в игровой форме: пользователь получает поощрительные баллы кармы за выполненные поручения. Сорвал дедлайн — потерял очки, а когда их наберется нужное количество, по мере выполнения задач — работник переходит на новый уровень.
Кроме того, Todoist предлагает журнал активности, готовые шаблоны по разным категориям, автоматическое повторение регулярных задач.
Плюсы:
- Мгновенная синхронизация со всеми устройствами: в мобильном приложении и на компьютере.
- Настроить интерфейс можно с помощью цветовых схем, что позволяет увидеть самые важные задачи на первом плане.
- Простой не перегруженный лишними деталями и узкими функциями интерфейс, удобно для начинающих.
- Распознавание сроков в тексте задачи: можно написать «сдать первый макет в понедельник» и программа поставит задачу на этот день.
Минусы:
- Нет собственного календаря, только интеграция с Google-календарем.
- Нет полноценной статистики и данных по задачам.
- Уведомления и метки доступны только в платной версии.
Тарифы:
- Бесплатная версия для начинающих — ограничена 5 участниками и 5 проектами, файлы можно загружать только до 5 МБ, а история активности сохраняется только за неделю.
- Pro для активных пользователей — от $4 в месяц за человека при годовой оплате.
- Бизнес для команд — от $6 в месяц за человека при годовой оплате. Эту версию можно также бесплатно попробовать в течение 30-ти дней.
Платформа:
Браузерная и версии для Windows, MacOS, iOS, Android. Оповещения можно получать на Apple Watch.
Попробовать
Jira
Jira от Atlassian — один из самых популярных инструментов, который легко адаптировать для работы с проектами любой сложности. Поскольку сервис изначально был создан для разработчиков ПО, он идеально подходит для IT-для компаний, которым нужно отслеживать ошибки программного обеспечения.
Jira сочетает в себе два подхода одновременно: Канбан и Scrum. Сервис хорошо вписывается в Agile-методологию гибкого управления проектами. В нем есть функции, адаптированные для работы по спринтам, анализ и отчетность в диаграммах и графиках, задачи с уровнями приоритетности. Можно планировать проекты, устанавливать этапы, отслеживать выполнение, управлять доступом пользователей, вести документацию. По дорожной карте видно весь путь, по которому развивался проект.
Jira позволяет охватить максимальное количество участников проекта, которые работают над разными задачами. Кроме того, можно настроить сложную систему проекта с множеством уровней. Инструмент предлагает функцию архивирования проектов и возможность расширить базовый функционал с помощью плагинов. Например: Tempo, Big Picture, Script Runner и так далее.
Плюсы:
- Есть сертификат информационной безопасности.
- Активные сообщества Jira, где можно общаться и обмениваться опытом с другими пользователями сервиса.
- Система оценки исполнителей: можно использовать из предложенных шаблонов или разработать свою.
- Подходит для разных типов пользователей: не только руководителей разных проектов, но и инженеров и разработчиков.
Минусы:
- В системе множество специальных функций, поэтому она подойдет не для каждого проекта — в основном для тех команд, кто использует методологии Scrum и Kanban.
- Для некоторых пользователей интерфейс может быть сложным и запутанным — нужно время, знания и навыки для адаптации и эффективного внедрения инструмента.
- Для получения максимального результата от использования Jira необходим платный тариф.
Тарифы:
- Бесплатно — для команды до 10 человек. Досок может быть сколько угодно, а хранилище всего 2 ГБ.
- Standard — от $7,75 за пользователя в месяц.
- Premium — от $15,5 за пользователя в месяц.
- Enterprise — цена оговаривается индивидуально.
Тарифы Standard и Premium можно попробовать бесплатно в течении 7 дней.
Платформа:
Онлайн-сервис, приложения для Android и iOS.
Попробовать
GanttPRO
Менеджер задач, реализованный в виде диаграммы Ганта, с возможностью преобразовать в канбан-доску или в список. Таск-трекер можно использовать и для компании, и для себя.
В сервисе удобно вести учет затраченного времени, ресурсов, загрузки членов команды, отслеживать прогресс по проектам, контролировать сроки. Доступны календарь, уведомления, функция автоматического планирования — например, если изменить дату, она автоматически пересчитается сразу в нескольких задачах.
Можно разбивать задачу на подзадачи, устанавливать статус и приоритет, назначать исполнителей, создавать отчеты с анализом времени и бюджета. Также в программе возможно упоминать коллег в комментариях под задачами, обмениваться файлами и делиться ссылками.
Плюсы:
- Настройка уведомлений и обновления в режиме реального времени.
- Сохранение истории изменений: можно просматривать историю действий и отменять их или восстанавливать нужную версию.
- Экспорт проектов (файлов, диаграмм) в различных форматах: PDF, PNG, Excel, XLSX.
Минусы:
- Нельзя создавать повторяющиеся задачи.
- Нет бесплатной версии, но есть бесплатный пробный период.
Тарифы:
- Basic — от $7,99 в месяц за члена команды при годовой оплате.
- PRO — от $12,99 в месяц за члена команды годовой оплате.
- Business — от $19,99 в месяц за члена команды при годовой оплате.
- Enterprise — цена обсуждается индивидуально.
Для всех тарифов есть 14-ти дневный триальный период с неограниченным функционалом.
Есть 50%-я скидка для студентов и преподавателей и специальные условия для НКО.
Платформа:
Версии для Web, iOS, Android.
Попробовать
Any.do
Удобный и простой сервис для ежедневного планирования в форме календаря, который ускоряет работу с задачами. Помогает организовать дела и время, следить за продуктивностью, делегировать поручения и контролировать их выполнение. Платформой можно пользоваться индивидуально или командой.
В Any.do есть уведомления с привязкой по времени и месту: сервис напомнит об одноразовой или регулярных задачах к дедлайну и в конкретной геолокации.
Можно делиться задачами через WhatsApp, распределять их по приоритету, разбивать сложные на подзадачи, назначать исполнителей, устанавливать теги и прикреплять файлы, выделять цветом важные дела. Есть опция создания списков покупок с сортировкой по категориям и названиям магазинов. Сервис поддерживает функцию распознавания голоса: можно наговаривать задачи, а система преобразует их в списки дел.
Плюсы:
- Настройка интерфейса по своему вкусу с простым и удобным управлением.
- Интеграция с Google Calendar: менеджер можно открыть в режиме календаря и увидеть to-do лист на день, дела из которого можно отложить или перенести.
- Синхронизация данных со всеми девайсами: от компьютера и планшета, до умной колонки и часов Apple Watch.
- Нет обилия лишних функций для тех, кто использует программу для личных целей или фрилансеров.
Минусы:
- Бесплатная версия почти не отличается от стандартного телефонного календаря. За расширенные возможности, например, синхронизацию или приглашение других участников, нужно платить.
Тарифы:
- Бесплатно — версия с ограничениями.
- Премиум — от $3 в месяц за пользователя при годовой оплате.
- Команда — от $5 в месяц за пользователя при годовой оплате.
Платные тарифы можно попробовать в течение 14 дней бесплатно.
Платформа:
Как онлайн-сервис, приложения для Windows, macOS, Android, iOS, Apple Watch.
Попробовать
Подытожим: вопросы, на которые нужно ответить при выборе таск-менеджера
Мы рассказали о популярных таск-менеджерах, но идеального продукта, который подходит всем и под любые проекты — нет. Чтобы оптимально подобрать под себя сервис, предварительно задайте себе несколько вопросов:
— Для чего он нужен компании, вам лично?
— Что хотите получить от его внедрения?
— Какой функционал крайне важен для вас, вашей команды?
— Сколько готовы на него потратить, с учетом того, насколько увеличится стоимость, например, через год-два — если ваша команда вырастет?
И не забывайте, что почти у всех сервисов есть пробный период — протестируйте их бесплатно и сравните удобство лично для вас.