Разработчик из Португалии поменял фриланс на постоянную работу и, чтобы не потерять в продуктивности, придумал новую систему. Она включает только четыре инструмента: Trello, блокнот, лист бумаги и файл оперативной памяти. Концепцией он поделился в своем блоге, а Bubble перевел его текст с небольшими дополнениями.
Бэкенд-разработчик EmailTree AI Нуно Донато много пишет о продуктивности в своем блоге, а до 2022 давал консультации по GTD (Getting Things Done — методика продуктивности, про которую мы подробно рассказали здесь). За последний год жизнь Донато изменилась: он ушел с фриланса на постоянную работу и перестал быть тренером по GTD. Вместе с этим нужно было менять и систему продуктивности.
Главная фишка новой системы — простота. При этом в ней остались элементы от Getting Things Done.
Bubble рассказывал в подробностях о том, как использовать GTD. Суть методики кратко: собирать все дела в одном месте (например, вести один таск-менеджер для работы и личной жизни), если задача занимает пять минут — делать ее сразу и вычеркивать, если больше — внести ее в таск-менеджер. Задачи с дедлайнами делать к сроку, а бессрочные — в оставшееся время. Так вам не придется запоминать, что и когда вы должны сделать и искать в телефоне заметки — все сохранено в одном месте, осталось только делать.
Для новой системы продуктивности понадобятся Trello, бумажный блокнот и файл оперативной памяти.
Trello
В Trello можно хранить все основные списки GTD. Если раньше Донато использовал инструмент для отслеживания большого количества задач, то теперь, пользуясь системой организации работы теперешней компании, оставил его только для личных дел.
В Trello разработчик фиксирует идеи и записывает проекты «на потом». Когда придумывает крупный проект, открывает новую доску Trello, заново создает структуру GTD под этот проект. Когда проект заканчивается, доску можно заархивировать.
«Я заметил, что ежедневно использую свой личный Trello все реже и реже. В основном, чтобы отслеживать незавершенные дела или важные достижения. Для реальных действий отлично подходит мой второй инструмент», — пишет Донато.
Если вы решили перейти на Trello и вести там личные дела, вам хватит бесплатной версии. В ней можно создать неограниченное количество карточек и десять досок. Если вы хотите запустить небольшой проект и у вас есть команда — подойдет план Standart за $5 долларов с человека, в нем можно создать неограниченное количество досок и загружать файлы до 250 МБ.
Бумажный блокнот
Метод, который советует Донато: одна страница — одна неделя. Вверху он пишет дату начала и окончания задачи, например, «12–18 сентября». Затем записывает в чек-лист дела, которые надо сделать в указанный промежуток.
В блокнот попадают дела, связанные с личной жизнью, домом или, например, машиной. Если в конце недели остаются невыполненные задачи, разработчик перемещает их на следующую страницу (это, по его словам, случилось только один раз).
Блокнот Донато советует держать открытым перед собой в течение дня. Так удобно вносить новые дела, которые нужно быстро записать, и вычеркнуть выполненные.
лист бумаги
«Я решил вынести одну категорию задач на отдельный лист бумаги. Она называется „краткие советы“ — список небольших практических задач, которые выполняю дома. Обычно это действия продолжительностью одну-три минуты, которые я могу выполнять, когда времени особо нет. Сложить одежду, почистить полку в холодильнике, наполнить контейнер для воды — это не очень важно, но это тоже нужно делать», — пишет он. — «Но я не заглядываю в этот список постоянно и не хочу быть продуктивным каждую минуту. Заглядываю в него, когда хочу».
Файл оперативной памяти
Эту идею разработчик позаимствовал у Кэла Ньюпорта (Преподаватель информатики и автор книг о жизни в цифровом мире. Например, Цифровой минимализм. Фокус и осознанность в шумном мире или Новые принципы делового общения. Как сфокусироваться на главном в эпоху коммуникативной перегрузки), чей канал на YouTube он очень рекомендует.
С технической точки зрения, пишет Донати, это кеш для человеческого мозга.
«Это файл, который всегда под рукой в течение рабочего дня. В конце дня вы очищаете оперативную память и расставляете все по местам: вносите в списки или архивы», — пишет бэкенд-разработчик.
Кэл часто использует экосистему Google, поэтому предлагает Google Docs как вариант для записи рабочей памяти.
«Последние три года я отказываюсь от продуктов Google, поэтому, проведя некоторые исследования и тесты, решил использовать Dropbox Paper. В нем нет инноваций, главное — простота. Он сохраняется автоматически, туда можно добавлять не только текст, есть HTML, таблицы, ссылки, документы Dropbox можно соединять между собой. Все это сохраняется в облаке», — рассказывает Донато.
Dropbox Paper разработчик разделяет на несколько разделов:
- Сегодняшние задачи.
- Заметки — напоминание о звонке, встрече, исследовании чего-либо.
- Временная шкала — удобная функция Dropbox Paper — в нее можно добавить, например, дату начала следующего спринта.
- Ссылки и исследования — это ссылки на материалы, которые можно прочитать позже.
- Черновик — раздел, который программист использует для информации, которая может понадобиться в течение дня. Это своего рода расширенный буфер обмена. «Например, я настраиваю новую учетную запись в онлайн-сервисе для доступа к его API. Я пишу здесь все полезные сведения, необходимые для подключения к нему (учетные данные, URL-адреса), — пишет он.
«В конце дня я просматриваю свой файл оперативной памяти, удаляю то, что больше не нужно, и сохраняю в другом месте то, что может оказаться полезным. Когда я работаю над двумя или тремя задачами одновременно или изучаю что-то новое, концепция кеша для моего мозга оказалась бесценной», — пишет Донато.
Вот тут объясняется концепции файла оперативной памяти Кэла Ньюпорта:
