Рассказываем о Getting Things Done и Zettelkasten — методах хранения знаний, которые помогают организовать рабочие задачи, не запутаться в миллионах напоминаний и все успеть.
Getting Things Done: как все успевать
Метод Getting Things Done придумал и описал в книге «Как привести дела в порядок» консультант по вопросам эффективности Дэвид Аллен. Аллен считает, что главная задача мозга — создавать идеи, а не хранить их. Когда человек пытается вспомнить, в каком из пяти мессенджеров записан контакт его коллеги, он переживает и тратит энергию. Суть GTD в том, что ничего запоминать не нужно, лучше все сразу записывать в список задач.
Как использовать Getting Things Done
Шаг 1. Выберите, где вы будете регулярно фиксировать задачи. Это может быть обычный блокнот, текстовый редактор, заметки на телефоне или таск-менеджер. Например, Asana или Todoist — у них есть бесплатная версия, они синхронизируются на телефоне и компьютере.
Шаг 2. Соберите все текущие задачи в одном месте. Проверьте стикеры на столе, мессенджеры, заметки, письма и календарь. Все дела — от звонка в банк до поливания цветов — запишите в том порядке, в каком находите и вспоминаете их.
Шаг 3. Проанализируйте всю информацию с помощью схемы Getting Things Done. В ежедневнике или таскменеджере можно сделать колонки, куда вы будете перемещать или записывать задачи.
То, что можно сделать сразу — нужно сделать и вычеркнуть из списка. Если, например, задачу реально сделать только через несколько недель — занесите ее в календарь. Дела, у которых нет конкретного дедлайна, Аллен советует не помечать в календаре, а внести в общий список или проект.
Проект — это задача, в которой есть несколько подзадач. Их тоже лучше расписать и еще раз проанализировать с помощью таблицы. Например, получение визы — это проект. Для этого надо собрать документы, поехать в визовый центр, подать документы, забрать визу.
Шаг 4. Текущие дела лучше делать в порядке очередности, привязанные к датам — в указанное время, а дела, которые занимают меньше двух минут — сразу.
Шаг 5. Перечитывайте списки, добавляйте новые дела и вычеркивайте старые. Для Getting Things Done важна регулярность. Чем больше у вас задач, тем чаще нужно пересматривать списки. Это можно делать с утра, чтобы составить план на день, и вечером, чтобы вычеркнуть выполненное и добавить новые пункты.
Zettelkasten: как ничего не забывать
Метод хранения информации Zettelkasten придумал и опробовал на себе немецкий социолог Никлас Луман.
Zettelkasten — это картотека. Отличие метода от других систем ведения заметок в том, чтобы не просто записывать задачи, а создавать связи с более ранними заметками.
— Триггером [к изучению метода] стала книга Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей» — [после прочтения] я не вспомнил ни одного, — рассказывает CEO Digital Garden Ярослав Каплан. — Я делал много заметок в книгах, копировал текст и забывал о нем, даже когда писал статьи на Medium по этим заметкам. Потом случайно узнал о Zettelkasten и решил, что, пока разбираюсь с Obsidian, буду делать в нем заметки по методу и потом напишу статью.
По словам CEO, просто хранить информацию в шкафу или Obsidian бесполезно.
— Важно сгенерировать единицу нового смысла, используя прошлые наработки, а Zelletksaten — ваш второй мозг — подкидывает вам связи, о которых вы могли и забыть, — рассказывает Каплан. — Вторая задача метода — меньше забывать. Это работает, когда вы пишите заметки своими словами. Спустя время я понял, что, нахожу новые связи между вещами и меньше забываю.
Как использовать Zettelkasten
Шаг 1. Запишите на лист бумаги, в текстовый редактор или специальное приложение новую информацию. Важно сформулировать мысль своими словами, чтобы она лучше запомнилась.
Шаг 2. Посмотрите, с какими прошлыми заметками можно соединить новую. Связь может быть абсолютно любой. Например, Каплан объединил заметки о «Титанике» и открытии ДНК из-за случайности. Он объяснил это тем, что офицер корабля сошел с ключами от шкафчика, где лежали бинокли, на первой остановке, поэтому смотровые «Титаника» не могли их использовать. А ДНК открыли ученые, которые подавали грант на разработку лекарства от рака. Из-за первой случайности утонул корабль, а из-за второй мир знает, что такое ДНК.
Zettelkasten помогает развить креативность. Из-за того, что вы будете постоянно думать о том, как связаны новые заметки со старыми и искать пересечения, сможете генерировать больше новых идей и выводов.
— Прежде чем создать новую заметку, я проверяю другие записи по этой теме, — говорит Каплан. — Например, пишу в поиске [Obsidian] «интервью» и нахожу соответствия. С английским это работает еще лучше, потому что там нет падежей. Но для русского инструмент сам подсказывает, что вы уже использовали слово «стол» где-то, и предлагает объединить заметки. Важно понимать, зачем все линковать и что это дает: Зонке Аренс сказал, что письмо — и есть мышление. Связи помогают порождать на основе анализа новую информацию.
Как правильно вести заметки:
- Одна заметка — одна идея. Это упростит поиск новых задач.
- Пишите понятные вам формулировки, используйте привычные слова.
- Записывайте, откуда взяли информацию. Пригодится, если вы захотите вернуться к первоисточнику.
- Если соединяете две совершенно разные заметки, можно сделать дополнительную заметку между ними и объяснить в ней связь.
- Если у вас много заметок по одной теме, сделайте заметку-оглавление, с которой будут связаны все предыдущие.
- Ничего не удаляйте.
- Пишите как можно чаще.
— Главная сложность — это развить привычку вылавливать свои же мысли, — рассказывает глава контент-агентства «Клац-Клац» Богдан Диордица, который использует Zettelkasten. — Самый простой пример — это инстаграм. Мне сложно фотографировать и фиксировать то, что со мной происходит, хотя бы для тех же сториз. Когда я увлечен чем-то, мне сложно триггернуть самого себя и записать мысль или вывод. Но метод уже работает во время чтения книг, например. Читая, я сразу открываю Obsidian с нужным мне Zettelkasten, но в остальных случаях — все еще сложно поддается дрессировке.
Что использовать для Zettelkasten
1. Можно вести заметки на бумаге — именно так делал Луман. Для этого вам нужно несколько коробок и бумажные карточки, можно купить маленькие цветные листочки или порезать листы до нужного вам размера.
Затем вы записываете идею и нумеруете карточки. Если хотите добавить пару новых карточек между первой и второй, присваиваете им номера в виде дробей: 1.2, 1.3. Если хотите связать карточку с любой другой, напишите номер на полях. Например, карточка 1 связана с карточкой 15 — ставите на первой карточке число 15.
2. Используйте текстовые редакторы и сохранять идеи в папки: один документ-одна карточка-одна мысль. Можно использовать Google Docs или Dropbox, главное постоянно иметь к ним доступ.
3. Установите софт — в этой подборке 28 приложений, которые подходят для Zettelkasten. Один из лучших вариантов — бесплатный Obsidian. Он синхронизируется на iOS, Mac, Android, Windows и Linux и будет подсказывать вам возможные связи для новых заметок.
Подробная инструкция, как настроить Obsidian под Zettelkasten, опубликована в статье Каплана на netpeak.net.
